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Öffentliches Verfahrensverzeichnis

Allgemein

Gemäß § 4g BDSG hat der Beauftragte für den Datenschutz auf Antrag Jedermann in geeigneter Weise die in § 4e BDSG festgelegten Angaben verfügbar zu machen. Dieser Verpflichtung kommen wir hier unmittelbar nach.

1. Name der verantwortlichen Stelle

Deutsches Medikamentenhilfswerk action medeor e.V.

2. Leiter der verantwortlichen Stelle und der Datenverarbeitung

  • Vorstand: Bernd Pastors, Christoph Bonsmann
  • Präsident: Siegfried Thomaßen
  • Vizepräsident: Dr. Thomas Menn

3. Anschrift der verantwortlichen Stelle

St. Töniser Straße 21
47918 Tönisvorst
Telefon: +49 2156 9788-100
Telefax: +49 2156 9788-88
E-Mail: info@medeor.de
Internet-Adresse (URL): http://medeor.de

Amtsgericht Krefeld
Registernummer: VR 3516
Umsatzsteuer-Identifikations-Nr.: DE 119994625

4. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung, -nutzung

Der Verein verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige und mildtätige Zwecke durch Medikamentenhilfe, sowie humanitäre und soziale Dienstleistungen. Nebenzwecke sind begleitende oder unterstützende Funktionen wie im Wesentlichen die Personal-, Vermittler-, Lieferanten- und Dienstleisterverwaltung.
Die Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung erfolgt zur Ausübung dieser genannten Zwecke, sowie im Rahmen einer Online-Spende oder mit der Bestellung von Infomaterial.

5. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien

Es werden zu folgenden Gruppen zur Erfüllung der unter 4. genannten Zwecke im wesentlichen die im folgenden aufgeführten personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien erhoben, verarbeitet und genutzt:

  • Spenderdaten (Adressdaten, Bankverbindungen),
  • Mitgliederdaten (Adressdaten, einschl. Telefon-, Fax- und E-Mail-Daten, Bankverbindungen),
  • Kunden (Adressdaten, einschließlich Telefon-, Fax- und E-Mail-Daten, Auskünfte, Bankverbindungen), 
  • Bewerber (im Wesentlichen Bewerbungsdaten, Angaben zum beruflichen Werdegang, zur Ausbildung und Qualifikationen), 
  • Mitarbeiter, Auszubildende, Praktikanten, Ruheständler, frühere Mitarbeiter und Unterhaltsberechtigte; 
  • Vertrags-, Stamm- und Abrechnungsdaten (Angaben zu Privat- und Geschäftsadresse, Tätigkeitsbereich, Gehaltszahlungen, Name und Alter von Angehörigen soweit für Sozialleistungen relevant, Lohnsteuerdaten, Bankverbindungsdaten, dem Mitarbeiter anvertrauten Vermögensgegenstände); 
  • Daten zur Personalverwaltung und -steuerung; Arbeitszeiterfassungsdaten sowie Zugangskontrolldaten; Terminverwaltungsdaten; 
  • Daten zur Kommunikation sowie zur Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen sowie der technischen Systeme; 
  • Notfallkontaktdaten zu vom Mitarbeiter ausgewählten Personen, die im Notfall kontaktiert werden sollen; 
  • Handelsvertreter/Vermittler/Makler/Agenturen (Adress-, Geschäfts- und Vertragsdaten; Kontaktinformationen); 
  • Lieferanten/Dienstleister (Adressdaten; Kontaktkoordinaten; Bankverbindungen, Vertragsdaten; 
  • Terminverwaltungsdaten; 
  • Abrechnungs- und Leistungsdaten); 
  • Kontaktpersonen zu vorgenannten Gruppen.

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten

  • Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Aufsichtsbehörden),
  • Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (im Wesentlichen: Personalverwaltung, Buchhaltung, Rechnungswesen, Einkauf, Marketing, Allgemeine Verwaltung, Spendenverwaltung, Telekommunikation und EDV), 
  • Externe Auftragnehmer (Dienstleistungsunternehmen) entsprechend § 11 BDSG,
  • weitere externe Stellen wie z.B. Kreditinstitute (Gehaltszahlungen, Spendeneinzug),
  • Unternehmen soweit der Betroffene seine schriftliche Einwilligung erklärt hat oder eine Übermittlung aus überwiegendem berechtigtem Interesse zulässig ist.

7. Regelfrist für die gelöschten Daten

Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen.
Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. So werden die handelsrechtlichen oder finanzwirksamen Daten eines abgeschlossenen Geschäftsjahrs den rechtlichen Vorschriften entsprechend nach weiteren zehn Jahren gelöscht, soweit keine längeren Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben oder aus berechtigten Gründen erforderlich sind.
Kürzere Löschungsfristen werden auf besonderen Gebieten genutzt (z.B. im Personalverwaltungsbereich wie z.B. abgelehnten Bewerbungen oder Abmahnungen).
Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die unter 5. genannten Zwecke wegfallen.

8. Geplante Datenübermittlung an Drittstaaten

Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die unter 5. genannten Zwecke wegfallen.

Datenübermittlungen in Drittstaaten ergeben sich nur im Rahmen der Vertragserfüllung, erforderlicher Kommunikation sowie anderer im BDSG ausdrücklich vorgesehener Ausnahmen.

Im Übrigen erfolgt keine Übermittlung in Drittstaaten; eine solche ist auch nicht geplant.

Kontakt zum Beauftragten für Datenschutz

Guido Dickmeiß, Mönchengladbach
E-Mail: info@it-dsb.com