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Ombudsfrau
Die Ombudsfrau von action medeor Dr. Anke Freckmann. © Dr. Anke Freckmann
Dr. Anke Freckmann ist die Ombudsfrau für action medeor. An sie kann sich jeder wenden, falls er glaubt, es wäre zu Unregelmäßigkeiten gekommen.
Sie erreichen die Ombudsfrau per E-Mail: ombudsperson@medeor.de
Grundlagen der Stellung der Tätigkeit des Ombudsmanns/der Ombudsfrau des Deutschen Medikamenten-Hilfswerkes action medeor e.V. nachfolgend action medeor genannt.
1. Der Ombudsmann/die Ombudsfrau der action medeor, Stellung und Aufgaben
Durch die Einrichtung des Amtes eines Ombudsmanns/einer Ombudsfrau der action medeor soll eine Institution geschaffen werden, die außerhalb der Organisation der action medeor steht, insbesondere von den Spendern, den Organen der action medeor und von den Partnern bzw. Projektträgern und Lieferanten der action medeor unabhängig ist und im Rahmen ihrer Funktion die action medeor bei der Vermeidung und Bekämpfung von Korruption unterstützt. Deshalb kann sich jede Person, die der Ansicht ist, dass bei der action medeor oder den Partnern/Projektträgern der action medeor oder bei den von der action medeor geförderten Projekten Korruption droht oder bereits verwirklich ist, an den Ombudsmann/die Ombudsfrau wenden und um Klärung der aufgeworfenen Fragen bitten. In Abstimmung mit der Person, die sich an ihn/sie gewandt hat, wird der Ombudsmann/die Ombudsfrau versuchen, ihn/ihr zur Kenntnis gebrachte Sachverhalte aufzuklären. Zu diesem Zweck wird der Ombudsmann/die Ombudsfrau die zuständigen Organe der action medeor auf den Sachverhalt aufmerksam machen, versuchen mit ihnen Übereinstimmung in der Beurteilung des Sachverhalts zu erzielen und Maßnahmen zur Vermeidung bzw. Bekämpfung von Korruption vereinbaren, falls das von ihm für erforderlich gehalten wird. Der Ombudsmann/die Ombudsfrau der action medeor nimmt sein/ihr Amt unabhängig wahr und ist an Weisungen nicht gebunden. Mit Angelegenheiten, für deren Klärung staatliche Stellen zuständig sind, befasst sich der Ombudsmann/die Ombudsfrau allenfalls im Vorfeld einer Einschaltung der staatlichen Stellen. Der Ombudsmann/die Ombudsfrau der action medeor nimmt sein/Ihr Amt ehrenamtlich wahr, insbesondere erhält er/sie keine Vergütung, abgesehen von dem Ersatz der für die Tätigkeit notwendigen Auslagen.
2. Voraussetzungen, die in der Person des Ombudsmanns/der Ombudsfrau der action medeor erfüllt sein müssen
Bei dem Ombudsmann/der Ombudsfrau der action medeor muss es sich um eine Person handeln, die von ihrem persönlichen und beruflichen Hintergrund her gesehen die Gewähr für eine ordnungsgemäße Erfüllung der Aufgaben des Ombudsmanns/der Ombudsfrau gewährleistet. Der Ombudsmann/die Ombudsfrau darf weder persönliche noch geschäftliche Beziehungen zur action medeor und/oder den dort tätigen Personen und/oder den Partnern der action medeor bei den Projekten haben, sie seiner/ihrer Neutralität im Wege stehen können. Persönliche Beziehungen sind dem bestellenden Organ der action medeor gegenüber offenzulegen. Geschäftliche Beziehungen dürfen in den letzten drei Jahren vor der Bestellung nicht bestanden haben und dürfen während der Dauer des Amtes nicht bestehen. Dem Ombudsmann/der Ombudsfrau ist während der Amtsdauer jede Tätigkeit untersagt, die die Neutralität/Unparteilichkeit der Amtsausübung beeinträchtigen können. Innerhalb einer Frist von drei Jahren nach Beendigung des Amtes der Ombudsmann/der Ombudsfrau begründete geschäftliche Beziehungen sind dem Präsidium mitzuteilen.
3. Die Bestellung des Ombudsmanns/der Ombudsfrau der action medeor
Der Ombudsmann/die Ombudsfrau der action medeor wird vom Präsidium auf Vorschlag des Vorstandes oder Präsidiums bestellt. Die Bestellung kann wiederholt werden. Die Amtsdauer beträgt vier Jahre. Während dieser Zeit kann der Ombudsmann/die Ombudsfrau vom Präsidenten der action medeor nur abberufen werden, wenn Tatsachen vorliegen, die eine unabhängige Erledigung der Tätigkeit des Ombudsmann/die Ombudsfrau nicht mehr erwarten lassen, wenn der Ombudsmann/die Ombudsfrau an der Wahrnehmung des Amtes gehindert ist oder wenn ein vergleichbar wichtiger Grund gegeben ist, wie z.B. bei offensichtlichen groben Verfehlungen gegen die Verpflichtungen des Ombudsmanns/die Ombudsfrau.
4. Der Umgang des Ombudsmanns/der Ombudsfrau der action medeor mit den erhaltenen Informationen
Der Ombudsmann/die Ombudsfrau muss alles tun, um die erhaltenen Informationen nur für die Erfüllung der ihm/ihr übertragenen Aufgaben zu verwenden. Darüber hinaus muss er/sie Verschwiegenheit wahren und insbesondere die Anonymität des Informationsgebers sicherstellen, es sei denn, dieser ist mit der Offenlegung seiner Identität einverstanden. Zur Wahrung der Vertraulichkeit muss der Ombudsmann/die Ombudsfrau soweit als irgend möglich die erhaltenen Informationen so verwenden, dass nicht auf den Informationsgeber rückgeschlossen werden kann.
5. Das Verfahren bei der Tätigkeit des Ombudsmanns/der Ombudsfrau der action medeor
Der Ombudsmann/die Ombudsfrau bestimmt das Verfahren des Vorgehens in der an ihn/sie herangetragenen Angelegenheit selbst. Der Ombudsmann/die Ombudsfrau nimmt Hinweise persönlich, telefonisch, postalisch oder per E-Mail entgegen. Die Organe der action medeor sind verpflichtet, dem Ombudsmann/der Ombudsfrau die erforderlichen Auskünfte zu erteilen, alle mit dem zu beurteilenden Sachverhalt in Verbindung stehenden Unterlagen vorzulegen, den für die action medeor tätigen Personen Auskunftsgenehmigungen zu erteilen sowie insgesamt den Ombudsmann/die Ombudsfrau bei der gesamten Tätigkeit zu unterstützen. Das Verfahren des Ombudsmanns/der Ombudsfrau ist für die Person, die Informationen gegeben hat, kostenlos.
6. Berichterstattung durch den Ombudsmann/die Ombudsfrau der action medeor
Wenn dem Ombudsmann/der Ombudsfrau der action medeor die Identität der Person bekannt ist, die ihm/ihr Informationen oder Hinweise gegeben hat, teilt er/sie dieser Person nach Abschluss der Tätigkeit in dieser Angelegenheit das Ergebnis mit. Im Übrigen erstattet der Ombudsmann/die Ombudsfrau jährlich nach Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres dem Vorstand und dem Präsidium der action medeor einen Bericht über seine/Ihre Tätigkeit, und zwar auch dann, wenn an ihn/sie keine Angelegenheiten im Zusammenhang mit der action medeor herangetragen worden sind. Dabei wird die Vertraulichkeit hinsichtlich der Personen, die Informationen oder Hinweise gegeben haben, durch Anonymisierung persönlicher Angaben gewahrt.